Otro procesamiento
Proceso de gestión de y manejo de los Certificados de Defunción para la recolección de los datos:
1.- Distribución: Los Certificados de Defunción son distribuidos por el MSPyBS a través de la DIGIES, teniendo en cuenta la numeración de los Certificados que se entregan a cada Región Sanitaria para contrastarlos cuando fueren recibidos y así tener el control de los mismos.
La distribución de los Certificados del Nivel Nacional a las oficinas de Nivel Regional, se debe realizar a solicitud de éstos y se debe cuantificar de acuerdo a las Defunciones estimadas en base a lo registrado el año anterior.
La provisión de Certificados del Nivel Regional a los establecimientos y profesionales médicos que los requieran, se debe establecer en función a la producción de los eventos (defunciones) estimados anualmente por el Encargado del SSIEV y/o Estadígrafo Regional. Él es responsable de entregar a cada Establecimiento de Salud y profesional Médico de su jurisdicción los Certificados numerados y de recibir los utilizados dentro de los 10 primeros días del siguiente mes. Así tendrán derecho a retirar nuevos Certificados, en igual número a los entregados.
Los Establecimientos deben asegurar la disponibilidad en cantidad suficiente de los Certificados de Defunción, para lo que deben requerirlos oportunamente a la Dirección de la Región Sanitaria y éste a la DIGIES con antelación. El Encargado del SSIEV en la Región Sanitaria y/o Estadígrafo Regional para fines de control en la entrega y recolección, debe llevar un registro de los números de serie entregados a los establecimientos y profesionales de su área de responsabilidad que los solicitaron y sus respectivas fechas de entrega y devolución.
Los establecimientos públicos que no dependan del MSPyBS, los privados y los profesionales que ejercen práctica independiente, deben acceder a los Certificados a través de los funcionarios asignados o Encargados del SSIEV en los Establecimientos de Salud del MSPyBS que se encuentran en: la Región Sanitaria, el Hospital Regional, el Hospital Distrital, el Centro de Salud, USF o el Puesto de Salud, siempre que éstos profesionales estén registrados en la instancia correspondiente, Registro de Establecimientos y Profesionales del MSPyBS.
2.- Registro: Este es un procedimiento muy importante, ya que el Certificado de Defunción debe contar con todas las variables llenadas correctamente.
El Encargado del SSIEV y/o Estadígrafo de la Región Sanitaria devolverá a la dependencia afectada, todo Certificado en el que se detecten inconsistencias o falten datos para los ajustes correspondientes. El Establecimiento al que se haya devuelto un Certificado dispondrá de un plazo máximo de ocho (8) días hábiles para aclarar, mejorar y completar los datos, así como para devolverlo a la Región Sanitaria.
Si al momento del control del llenado del Certificado de Defunción en el Establecimiento, se detecta que un profesional de la salud incurre reiteradamente en errores, el Encargado del SSIEV informará al Director o jefe máximo del Establecimiento sobre los errores identificados y al responsable. El objetivo de la comunicación es motivar para que éstos se llenen completa y correctamente, mejorando con ello la calidad de la información.
3.- Codificación y Carga en el Sistema: Una vez que el Certificado de Defunción haya sido sometido al control de calidad de llenado, se realiza la codificación de los Certificados (traducción de la anotación de la información en términos numéricos). Proceso que se realiza a nivel de las oficinas de estadística de los Establecimientos de Salud, luego se procede a la carga en el Sistema Informático del SSIEV.
Es necesario tener en cuenta que el proceso de codificación y carga en el Sistema Informático debe ser realizado en los Establecimientos de Salud que dispongan del recurso humano con los conocimientos técnicos requeridos.
4.- Transferencia/Recolección: Corresponde al envío oportuno de los Certificados de Defunción correctamente llenados a la instancia respectiva. Es importante para mantener la oportunidad de los datos, realizar en los tiempos previstos en el manual manual de procedimientos. Dicha entrega no debe demorarse.
El procedimiento de transferencia de los Certificados es responsabilidad de los profesionales o personas autorizadas actuantes, quienes deben enviar correctamente llenados a los responsables del SSIEV en las oficinas de estadística de los Establecimientos de Salud del cual dependen, quienes los deben enviar a los Encargados del SSIEV y/o Estadígrafos en la Región Sanitaria, los Certificados del mes anterior, en los primeros diez (10) días de cada mes y ésta una vez los reciba, procese, valide y analice, los envíe a la DIGIES a más tardar el día veinte (20) del mismo mes.
El Certificado de Defunción que deba anularse por error en el llenado, con enmendaduras y/o tachaduras, deberá ser devuelto a la Región Sanitaria y posteriormente a la DIGIES anexando al Certificado que lo reemplazó. Por ningún motivo, se le entregará el Certificado anulado a los familiares. Se debe anotar la palabra ANULADO en forma visible, como rótulo, en los Certificados anulados.
Los Certificados numerados correspondientes a una Región Sanitaria, no deben ser utilizados para hechos ocurridos en otra Región Sanitaria.
Una vez llenados los Certificados, todos los Establecimientos de Salud y los profesionales de práctica independiente deberán hacer entrega al Encargado del SSIEV y/o Estadígrafo responsable de la distribución, para que envíe a la Dirección Regional.
5.- Compilación: Corresponde al ordenamiento de los Certificados por ocurrencia, deberán ser ordenados por Establecimiento de Salud públicos, privados y otros sectores (IPS, Sanidad Policial, Sanidad Militar, otros) para su envío posterior del Nivel Regional a la DIGIES.
6.- Validación y análisis: Con el fin de garantizar la calidad en el llenado y contenido estadístico de los Certificados de Defunción, se establecen en orden de responsabilidad, tres niveles de control:
I) Los Establecimientos de Salud: Los Hospitales, Centros, Puestos de Salud, USF, Sanatorios Privados, Sanidad Policial, Sanidad Militar, Hospital de Clínicas (UNA), IPS y otros Sectores de salud asumen en la persona del Director o en quien éste delegue por Ejemplo: el Encargado del SSIEV ó el Encargado del Establecimiento de Salud, la responsabilidad de controlar el llenado correcto y completo de los Certificados de Defunción, generados en el Establecimiento, antes de ser remitidos a la Región Sanitaria.
Este control está orientado a asegurar el completo y adecuado llenado de las variables, a través de la identificación de errores y falta de datos en los respectivos Certificados, en los Establecimientos de Salud.
II) Las Regiones Sanitarias: a través de los Encargados del SSIEV y/o Estadígrafos se validan y evalúan las consistencias internas de la información contenida en los Certificados. Están facultados para solicitar a la fuente las aclaraciones o correcciones pertinentes en cada caso antes de su procesamiento.
Los Encargados del SSIEV deben definir y orientar las acciones para el mejoramiento de los registros y de la cobertura, a través de la búsqueda activa de Certificados de Defunción.
III) La DIGIES: es la responsable de la recepción de los Certificados de Defunción, para validar y evaluar la consistencia interna de la información contenida en los Certificados, codificar la causa básica de defunción de acuerdo a la CIE-10 y controlar la carga en el Sistema. De igual forma, la misma está facultada para solicitar a la fuente las aclaraciones pertinentes en cada caso.
7.- Procesamiento de datos, producción y difusión de la información: El procesamiento de los datos se puede realizar en los Establecimientos de Salud y en la Región Sanitaria desde el Sistema. El mismo cuenta con reportes de información según los indicadores más utilizados para el control de gestión. La DIGIES es la responsable del cierre de la base de datos después de la revisión y consistencia de la información para su difusión final.
